De nuestra experiencia combinada de años en las industrias de consultoría y TI podemos comentar que el mayor reto en cualquier iniciativa de negocio que involucre un cambio como la implantación de nuevas plataformas tecnológicas no es el factor técnico como tal sino dos factores más humanos: tener unos objetivos de negocio claros que se quieren conseguir con el uso de la tecnología y el segundo, el factor humano de la resistencia al cambio que va en contravía de la adopción a usar dichas plataformas. Un antiguo estudio de Harvard aunque todavía relevante comenta que hasta el 70% de las iniciativas de cambio fallan (Cracking the Code of Change, Nitin Nohria, Michael Beer, mayo 2000).
A nivel académico se ha analizado esta problemática y existen muchos marcos teóricos que tratan de explicar la adopción tecnológica por las personas y/o usuarios. Quizás uno de los marcos más difundidos es el conocido por sus siglas en inglés “TAM” o “Technology Acceptance Model” desarrollado por Davis, Bagozzi y Warshaw en 1989.
En el TAM se explica que la intención de una persona por usar una nueva aplicación y el uso real de la misma depende de dos factores principales: 1) la percepción que esa persona tenga sobre la utilidad o los beneficios de usar la aplicación y 2) de la facilidad de uso, es decir una buena interfaz de usuario. Dentro de este marco teórico, algunos factores externos como los gustos personales, las características del sistema, la influencia social y las condiciones facilitadoras también juegan un papel en la aceptación tecnológica.
Como desarrolladores nos hemos esforzado por ofrecerle al mercado una herramienta con una excelente experiencia de usuario y fácil de usar. De ahí una de las connotaciones de nuestro nombre en inglés “genial” que significa “amigable”. Por otro lado, no es necesario ahondar mucho en los beneficios de una plataforma como la nuestra que a través de la inteligencia y captura automática de datos desde las máquinas ayuda a las empresas a ahorrar dinero e incrementar productividad. En un próximo blog escribiremos sobre su caso de negocio.
Concluimos entonces que si tenemos una aplicación útil y además de fácil uso, el factor más “controlable” por los gerentes dentro de esos factores externos que influyen en la adopción tecnológica son aquellas “condiciones facilitadoras” que la empresa orqueste para que sus colaboradores (o usuarios de la plataforma) finalmente la utilicen. Estas condiciones facilitadoras constituyen un plan de adopción que no sólo incluya actividades sino también comportamientos que promuevan el uso de la tecnología.
Para mejorar las posibilidades de éxito en la implantación de plataformas como la nuestra es necesario que las empresas tengan la cultura de datos: es decir, contar con un círculo virtuoso en que la medición de los datos dé información para tomar decisiones, y volver a medir después de ejecutar dichas decisiones y así sucesivamente. Con este pre-requisito, aconsejamos a las empresas poner en marcha un plan de adopción que contemple algunas de las buenas prácticas que a continuación mencionamos.
- Liderar dando ejemplo . Estamos hablando de mejorar la rentabilidad de la empresa con información en tiempo real de las máquinas. El gerente y la plana mayor deben ser usuarios por excelencia de la plataforma. Predicando con el ejemplo, las empresas que más han tenido éxito con nuestra plataforma son aquellas donde el equipo de líderes tiene su app como una de sus favoritas y la usan constantemente. Este tipo de proyectos si bien son delegados en su implementación, no puede ser delegado en sus resultados.
- Involucrar a los principales usuarios (o Power Users ) desde antes de la implementación, para que conozcan el alcance y puedan sentirse parte del cambio.
- Tener un “Campeón” del proyecto que vaya más allá de ser un gerente de proyecto. Respira y vive por el mejoramiento continuo y transmite esta iniciativa como una prioridad aparte de ser usuario por excelencia.
- Abrir el acceso a los datos. Si bien existe la tendencia de monopolizar el acceso a datos como métricas de productividad y eficiencia a los niveles gerenciales, las empresas con mejores resultados son las que “abren” esos datos y dan visibilidad a todo nivel. Así el personal se hace partícipe del cambio, del éxito y de las oportunidades de mejora.
- Entrenar a los usuarios en el uso de la herramienta y en el significado de las métricas de productividad y cómo su accionar y los datos que ingresan a la plataforma afectan dichas métricas. Una buena práctica es tener eventos de entrenamiento al inicio del proyecto y revisiones durante los primeros 90 días.
- Comunicar y volver a comunicar. Nuestros clientes con más altos niveles de adopción comunican y tienen los tableros o dashboards visibles en la empresa a través de pantallas. Pero no sólo pantallas logran dar resultados: es aconsejable concentrarse en que las personas se enteren de:
- Los objetivos a perseguir con la mejora continua.
- Los beneficios a largo plazo para la empresa como una labor conjunta.
- Los beneficios para los operarios, por ejemplo:
- Ser más productivo no significa hacer más trabajo sino encontrar formas mas fáciles y rápidas de hacer las cosas que al final lo benefician. Con el análisis de datos, y la medición de tiempos de paro, un cliente de genial.io tuvo la información necesaria para justificar la reubicación de materiales, construcción de estanterías de insumos más cercanas y así incrementar disponibilidad con los operarios más contentos porque tenían que hacer menos desplazamientos y esfuerzos.
- Un mensaje clave a dar tiene que ver con la disminución del trabajo administrativo en la captura de datos manualmente que a muchos operarios les aburre
- Enfocarse en resolver problemas y no en la identificación de culpables. Una buena práctica para que este mensaje haga parte de la cultura es tener “reuniones de intervalos cortos” para utilizar los datos y tomar decisiones que impacten en el corto plazo. Lea en este blog de lo que se tratan estas reuniones.
